Архиву проще начать поиск, если из письма понятно, о каком человеке идёт речь и где он мог оставить запись.
- Имя и место
- один вопрос
- вид ответа
Назовите человека так, как он назван в имеющемся документе. Добавьте варианты фамилии, населённый пункт и примерный период. Перечислите только сведения, которые помогают отличить его от тёзок.
Сформулируйте один вопрос. Если нужна запись о службе, укажите известное предприятие или учреждение и годы. Просьба «найдите всё о семье» не задаёт рабочей границы.
- Известен узкий период
- Один предмет запроса
- Нет — сначала найти границы
Уточните, нужен ли архивный шифр, выписка или копия. Проверьте на сайте архива, как принимают запросы и какие сведения обязательны. Приложения отправляйте через предусмотренный канал.
Пример
«Ищу сведения о работе П. А. Иванова на заводе в 1934–1938 годах. Известен цех; нужна ссылка на дело, если оно сохранилось».
- Лицо
- Место и годы
- Ожидаемый ответ
Перед отправкой проверьте письмо по одному вопросу: сможет ли сотрудник выбрать фонд и годы поиска, прочитав только первый абзац? Оригиналы бумаг оставьте у себя. Если нужны приложения, дайте им понятные названия и сохраните копию отправленного комплекта.
