Письмо, конверт и вложения важно описать как связанный комплект. Разложив бумаги по датам раньше времени, легко потерять прежний порядок.
- Исходная пачка
- комплект
- цифровая копия
Снимите пачку и конверты до раскладки. Присвойте каждому комплекту номер на вкладыше и запишите, какие листы находились внутри.
Сверьте даты, имена и следы сгиба. Если лист мог попасть из другого письма, сохраните его нынешнюю привязку и запишите вторую версию.
- Вложение не совпало с письмом
- Сохранить связь с оговоркой
- Совпало — записать комплект
Оцифруйте комплект в последовательности: конверт с двух сторон, листы по порядку, вложения. Папку назовите по номеру комплекта, а не по предположительной дате.
Пример
К письму П07 приложена записка без даты. Оставьте её в цифровом комплекте с примечанием «найдена внутри; связь уточняется».
- Конверт
- Листы
- Вкладыши
Если в стопке сохранилась связка писем, сфотографируйте её до развязывания с доступных сторон. Номера назначайте после этого, от первого видимого комплекта к последнему. Запишите, с какой стороны начали отсчёт.
